خطة التحسين والمتابعة

الاوسمة : عدد المساهمات : 453

خطة التحسين والمتابعة

مفاهيم ومصطلحات التخطيط
التخطيط وظيفة إدارية تتضمن الاختيار من بين عدد من بدائل البرامج والأنشطة والإجراءات اللازمة لتحقيق أهداف المدرسة. ويتضمن التخطيط إصدار قرارات تؤثر على مستقبل المؤسسة اعتمادا على التنبؤ بالآثار المحتملة للعوامل ذات التأثير القوي في أوجه أنشطة المؤسسة، وتقدير ما يجب اتخاذه لإحداث النتائج المرجوة.
التخطيط :
 نشاط عقلي يتعلق بالتفكير في حل المشكلات. ما الذي يجب عمله, وكيفية أداء هذا العمل ومكانه والمسئول عن أدائه.فهو عملية مستمرة تتضمن الإجابة عن التساؤلات الآتية: ماذا ,من ,أين ,متى ,كيف, لكى يتسنى الأنشطة المطلوبة لتحقيق الأهداف.
 يتطلب تحديد أهداف المؤسسة وتصميم البرامج التي تؤدي لتحقيق تلك الأهداف مع مراعاة الإمكانات المتاحة والقيود المفروضة على المؤسسة.
التخطيط الاستراتيجي
• تصور منشود متضمنا الأهداف والإستراتيجيات وسبل تحقيقها انطلاقا من الوضع الراهن، مع القيام بدراسة منهجية للقياس والتقييم.
• أسلوب منهجي في تحديد النتائج والأهداف المرجو تحقيقها خلال فترة زمنية قادمة باستثمار الموارد المتاحة وفق أولويات وتنسيق يضمن التوزيع الأمثل لتلك الموارد ويحقق أعلى عائد ممكن منها، وذلك في ضوء الإدراك الصحيح لأوضاع المؤسسة وإمكاناتها الذاتية من ناحية، والظروف والعوامل الخارجية في المناخ المحيط بها من ناحية أخرى0
الخطة
مجموعة أنشطة أو عمليات متتالية لازمة لتحقيق أهداف أو أغراض معينة.
وينبغي أن توضح الخطة ما يأتي:
1. أساليب إنجاز أو تنفيذ كل من الأنشطة والعمليات.
2. توقيت الأنشطة أو العمليات أو (العمل).
3. نظام تتابع الأنشطة.
4. مكان تنفيذ العمل أو الأنشطة.
5. كمية ونوعية الموارد اللازمة (مادية وبشرية) لإنجاز كل من الأنشطة.
6. مسؤولية تنفيذ كل جزء من أجزاء الخطة.
7. مستويات الأداء المرغوب فيها.
أهمية التخطيط
 تحقيق الأهداف
 الحفاظ على الموارد
 القضاء على الارتجال والفوضى
 تحسين الأداء
 الوصول للجودة
 إكمال عملية الرقابة
مزايا التخطيط
• يؤدي إلى وضوح تحديد الأهداف0
• يعمل على إعمال الفكر وإتباع الطريقة العلمية لاكتشاف المشكلات.
• يحدد مراحل العمل وخطواته وبذلك يساعد على تحقيق الأهداف 0
• يهتم بتوفير إمكانيات العمل وسبل الحصول عليها 0
• يحقق الرقابة الداخلية والخارجية على التنفيذ وييسر متابعه 0
• يحقق الأمن النسبي للأفراد والجماعات 0
مراحل التخطيط
1. تحديد الأهداف: أي النتائج النهائية المراد تحقيقها.
2. جمع البيانات و المعلومات عن المجالات التي يتم التخطيط لها.
3. التنبؤ: أي التطلع إلى المستقبل وتحديد الظروف المحتمل حدوثها وتقدير أثرها المحتمل على أوجه النشاط التي يتم تخطيطها.
4. حصر وتحديد الإمكانات المادية والبشرية المتاحة والتي ستوجه وتستغل لتحقيق الأهداف المنشودة.
5. وضع الخطط البديلة: وتمثل مسارات العمل الممكنة لتحقيق الهدف.
6. تقييم الخطط ومسارات العمل لبديلة في ضوء دراسة مزايا ومشكلات كل بديل منها، وتحديد الأولويات بينها واختيار أفضل بديل منها.
7. وضع برامج زمنية محددة لتنفيذ الخطة التي تم اختيارها، توضح الأعمال التي ستنفذ على وجه التتابع ومكان تنفيذ كل عمل منها ووقت البدء في التنفيذ والوقت المقدر لانتهاء التنفيذ والإمكانيات البشرية والمادية التي ستوجه للتنفيذ، والمسئولين عن التنفيذ.
8. وضع الإجراءات والقواعد التي تحكم التنفيذ.
9. وضع الخطط الفرعية المشتقة من الخطة العامة وإجراءات تحقيقها.
متطلبات التخطيط
- وجود قنوات اتصال فعالة بين القائمين بالتخطيط والمسئولين عن التنفيذ.
- التكامل بين جزئيات الخطة.
- توفر الإمكانات المادية والبشرية.
- التحليل التفصيلي لكافة الظروف المتعلقة بمواقع التنفيذ.
- توافر البيانات والمعلومات اللازمة لمجالات التخطيط.
- وجود نظام متابعة للتنفيذ.
- وضوح السلطات الممنوحة للمسئولين عن التنفيذ.
خطة التحسين المدرسي ( سنوية )
هي الوثيقة المكتوبة التي تصف وتحدد التغييرات التي ستقوم بها المدرسة للارتقاء بمستوى الممارسات التعليمية السائدة فيها للوصول بها إلى مستوى المعايير القومية في مجالاتها المختلفة استناداً إلى تقرير التقييم الذاتي السنوي.
أهداف خطة التحسين
• مساعدة أفراد مجتمع المؤسسة في تحقيق الأهداف العامة المنشودة.
• سد فجوات الأداء التي أظهرتها نتائج التقييم الذاتي السنوي.
• تنظيم الجهود من أجل التوصل لمستوى الأداء المطلوب.
• الحصول على إجماع آراء أفراد المجتمع المدرسي على تحقيق الأهداف المرحلية والأنشطة المنفذة لها.
• تحقيق الالتزام لدى كل فرد في مجتمع المؤسسة نحو دوره ومسئولياته في تنفيذ البرامج والأنشطة.
• تنظيم إدارة الوقت بتحديد الوقت اللازم لكل نشاط.
• تحديد الإمكانات اللازمة للتمويل ومصادرها.
• سهولة ودقة تنفيذ متابعة الأداء والتقييم المرحلي.
ثانيا : عناصر خطة التحسين
(1) الهدف العام
هو الناتج بعيد المدي الذي نستهدف الوصول إليه لتطوير التعليم والتعلم بالمؤسسة.
الهدف العام لخطة التحسين
تحقيق المؤسسة متطلبات الجودة والحصول على الاعتماد وفقا لمعايير الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد.
(2) الاستراتيجيات
• تعرف بأنها فن استخدام الوسائل لتحقيق الأغراض.
استراتيجيات تنفيذ خطة التحسين
• الإدارة الاستراتيجية
• تطبيق المعايير وتطويرها
• استدامة الممارسات الناجحة
• الإصلاح المتمركز على المدرسة
• الشراكة مع المجتمع
• استخدام التكنولوجيا
• النظم الحافزة
• بناء رأي عام داعم
• اللامركزية
• مشروعات لتنمية الموارد
• التآخي مع مدارس صديقة
• تنمية الخدمة التعليمية المقدمة للتلاميذ
• المشاركة في مشروعات التعليم الإقليمية والدولية
(3) الأهداف الإجرائية ( الفرعية) المتعلقة بالهدف العام
هي نتائج مستهدفة، قصيرة المدي، وضعت لتحقيق الهدف العام، ويتم الوصول إليها من خلال سلسلة من الأنشطة وبرامج العمل.
شروط صياغة الهدف الإجرائي
• محدد
• قابل للقياس
• ملائم
• واقعي ومنطقي
• له وقت محدد
(4) الأنشطة
هي مجموعة من المهام والواجبات التي تؤدى لتحقيق هدف إجرائي محدد، مع تحديد الأسلوب أو الطريقة التي يتم اختيارها لتحقيق ذلك الهدف. وترتبط هذه الأنشطة ارتباطا مباشرا بالممارسات والممارسات المتميزة المتعلقة بمعايير الاعتماد.
(5) الخطة المالية ( الموازنة )
هي ترجمة المشروعات والبرامج إلى أنشطة مالية / عينية، وهي عبارة عن بيان تقديري مفصل لنفقات وإيرادات تتعلق بمدة زمنية لتحقيق أهداف محددة، وذلك في إطار خطة متكاملة .وهى تعطى مدلولاً على التوازن المطلوب بين الموارد والاستخدامات.
(6) مسئول التنفيذ
هو الشخص الذي تم اختياره ليكون مسئولاً عن تنفيذ النشاط في الوقت المحدد بالخطة، ويكون مسئولا عن إدارة الموارد البشرية والمادية لتحقيق النشاط المستهدف.
(7) مؤشرات الأداء
تعد مؤشرات الأداء علامات ذات أهمية بالغة لفرق العمل والمتابعين لتقييم التقدم المتحقق بشكل سريع باتجاه أهداف يمكن قياسها، وهي تساعد في إجابة الأسئلة الآتية: هل أنا متقدم نحو أداء المهمة أو متأخر؟ ما مدى تقدمي نحو أداء المهمة أو تأخري عنها؟ ما الحد الأدنى الذي انتهيت منه؟
ثالثا: خطوات بناء خطة التحسين
1. تشكيل فرق العمل لبناء الخطة.
2. وضع الجدول الزمني لتنفيذ الخطة.
3. تحديد وصياغة الأهداف العامة المتعلقة بالمعايير.
4. تحديد وصياغة الأهداف الإجرائية المرحلية المتعلقة بالمؤشرات.
5. تحديد الأنشطة التي تحقق الأهداف المرحلية المتعلقة بالممارسات.
6. تحديد الأدوار و توزيع المسئوليات.
7. تحديد مؤشرات النجاح في تحقيق أهداف الخطة.
8. تحديد الوقت اللازم و التوقيت المناسب للتنفيذ.
9. تحديد التمويل اللازم لكل نشاط ومصادره.
رابعا: مراحل تنفيذ خطة التحسين
(1) التهيئة والاستعداد
• الإعلام بالخطة
• إقرار الخطة
• تأمين الموارد اللازمة
• التعرف على مدى نجاح التهيئة والاستعداد
(2) تشكيل الفريق
مدير المؤسسة - وكيل المؤسسة - ممثل المعلمين - ممثل مجلس الأمناء - ممثل أولياء الأمور- ممثل فريق التقييم الذاتي - ممثل فريق بناء الخطة.
(3) تحديد مهام الفريق
• جدولة خطة التحسين
• إعداد برنامج التوعية بخطة التحسين
• توفير الإمكانات
• متابعة تنفيذ الخطة
• تذليل العقبات وحل المشاكل
مهارات أعضاء فريق إدارة تنفيذ الخطة
إدارة الوقت – الاتصال - إدارة الأزمات - إدارة الإمكانات- المشاركة الفعالة - القدرة على اتخاذ القرارات - إرادة التغيير- مهارات المتابعة وتقييم الأداء - قياس مدى استعداد فريق إدارة تنفيذ الخطة.
(4) تنفيذ الخطة : يجب مراعاة ما يلي عند بدء التنفيذ وأثنائه:
1. الاحتفال عند البدء
2. البدء في الموعد المحدد
3. تحديد مواعيد دورية للاجتماعات
4. المتابعة المستمرة للأداء
5. إدارة وقت التنفيذ بفاعلية
6. الالتزام بعمليات التقييم المستمرة
7. الاحتفال بكل نجاح يتحقق
8. الاستمرار في تحقيق الأهداف على التوالي
خامسا: مرحلة متابعة وتقييم أداء خطة التحسين
مفهوم المتابعة
 المتابعة هي العملية التي يتم بها معرفة الكيفية التي تسير بها الأمور في عمل معين مقارنة بخطة العمل الموضوعة من حيث الوقت والموارد. وهي عملية تغذية راجعة تستمر طوال فترة النشاط ( الخطة)، وفي عملية المتابعة بالمشاركة يقوم أفراد المجتمع بأنفسهم بالاهتمام بالمتابعة للوقوف على مدى تنفيذ خطة العمل وتصحيح مسارها واتخاذ القرار المناسب.
أنواع المتابعة:
( أ ) متابعة رسمية منتظمة: محددة التوقيتات - تكون معلنة - تجرى متابعتين كل فصل دراسي - محددة الأهداف - محددة الخطوات.
( ب ) متابعة غير رسمية غير منتظمة: محددة الأسئلة- تسجل نتائج المتابعة- تحلل الملاحظات والآراء والمقترحات- يستفاد من التحليلات في تطوير عمليات تنفيذ الخطة.
( جـ ) متابعة المخرجات: إجراءات تقييمية للوقوف على مدى التقدم في كل مجال من مجالات الهدف
نتائج متابعة المخرجات:
- إظهار التقدم
- التركيز على الخطة والاهتمام بها
- توفير أسس إحداث التغيير المطلوب
- إبداء مبررات الاحتفاء بجهود العاملين
أهمية متابعة وتقييم الأداء
 ضمان تركيز الانتباه والجهد لتحقيق الأهداف.
 صيانة وحماية عمليات التحسين والتطوير المدرسي.
 التعرف على حجم الإنجاز الذي تم تحقيقه في ضوء مؤشرات النجاح المحددة.
تقييم الأداء بخطة التحسين:
 التقييم من وجهة نظر متلقي الخدمة ( المتعلمين )
• كيف يرى المتعلمون الخدمة التعليمية ومدى رضائهم عنها؟
 التقييم المالى
• هل حققت المؤسسة النتائج التى تتوافق مع التكاليف المالية؟ كيف يتم ترشيد التكاليف؟
 تقييم البرامج والأنشطة
• ما جوانب القوة والضعف فى البرامج والأنشطة التعليمية ؟
• ما مجالات التحسين والتطوير فى البرامج والأنشطة التعليمية

» القواعد اعامة لخطة التحسين
» خطة تدريب لمعلمات الروضة مرتبطة بخطة التحسين